SZODO

System Zarządzania Ochroną Danych Osobowych

Cała dokumentacja RODO w jednym miejscu

Szesnaście rejestrów wymaganych przez RODO — od rejestru czynności przetwarzania po audyt zgodności — prowadzonych tak, żeby w każdej chwili dało się wykazać, że obowiązki są realizowane. Bez arkuszy kalkulacyjnych, bez segregatorów, bez szukania, kto i kiedy coś zmienił.

Wejdź do demonstracji Zamów dostęp
SZODO w 37 sekund — z lektorem. Odtwarza się po kliknięciu. Dłuższy film o aplikacji znajdziesz w poradniku.
75 zł netto miesięcznie za organizację
do 5 administratorów danych w tej cenie
16 rejestrów i modułów w komplecie
0 zł za wdrożenie i aktualizacje

Po co to wszystko

RODO nie wymaga porządku. Wymaga dowodu, że porządek jest.

Art. 5 ust. 2 RODO nazywa to rozliczalnością: administrator musi być w stanie wykazać zgodność. W praktyce rozstrzyga się to nie na spotkaniu, tylko wtedy, gdy trzeba pokazać dokument — i okazuje się, że leży w trzech wersjach na czterech dyskach.

Dokumentacja żyje w arkuszach

Rejestr czynności w Excelu, upoważnienia w Wordzie, umowy powierzenia w segregatorze. Każda zmiana wymaga poprawienia trzech plików, a i tak nikt nie wie, który jest aktualny.

Nie widać, czego brakuje

Która czynność przetwarzania nie ma analizy ryzyka? Kto nie ma aktualnego szkolenia? Które upoważnienie wygasło? Bez rejestru te pytania są pracą na cały dzień.

Gmina to nie jeden administrator

Wójt, urząd gminy, rada gminy i kierownik USC są odrębnymi administratorami danych i każdy prowadzi własny rejestr. Systemy liczące abonament „za podmiot” każą płacić za to cztery razy.

Zakres

Szesnaście modułów, jedna aplikacja

Wszystkie w każdym abonamencie. Nie ma wersji okrojonej ani dopłat za moduł.

Rejestr czynności przetwarzania

Pełny wykaz czynności z celami, kategoriami danych, odbiorcami i środkami bezpieczeństwa. Eksport i import CSV.

art. 30 ust. 1 RODO

Rejestr kategorii czynności

Dla przetwarzania w imieniu innego administratora — ten sam podmiot bywa jednocześnie administratorem i procesorem.

art. 30 ust. 2 RODO

Osoby

Kartoteka pracowników z komórkami organizacyjnymi, powiązana z upoważnieniami i szkoleniami.

podstawa dla art. 29 i art. 32 ust. 4

Rejestr upoważnień

Nadawanie pojedyncze i grupowe, własne wzory treści i numeracji, gotowy dokument do podpisu, automatyczne wygaszanie.

art. 29 RODO

Umowy powierzenia

Rejestr podmiotów przetwarzających i umów, ze skanami, statusami i terminami obowiązywania.

art. 28 RODO

Analiza ryzyka

Scenariusze zagrożeń w metodyce poufność–integralność–dostępność, ryzyko wrodzone i rezydualne, gotowe słowniki startowe.

art. 32 RODO

Ocena skutków (DPIA)

Sześciokrokowy kreator z kryteriami z wykazu UODO, konsultacjami i decyzją, powiązany z rejestrem czynności.

art. 35 RODO

Rejestr naruszeń

Ocena wagi metodyką ENISA, licznik 72 godzin, zgłoszenie na urzędowym formularzu UODO i zawiadomienie osób.

art. 33 i 34 RODO

Test równowagi

Ważenie prawnie uzasadnionego interesu wobec praw osób, z punktacją, rozstrzygnięciem i klauzulą informacyjną.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Test zgodności celów

Czy dane zebrane w jednym celu wolno wykorzystać w innym. Gdy nowy cel ma własną podstawę, test kończy się bez ważenia; przy pełnej ocenie zaznaczane okoliczności same podpowiadają wynik.

art. 6 ust. 4 RODO

Rejestr żądań osób

Jedna sprawa, wiele żądań, osobne rozstrzygnięcie dla każdego. Terminy, opłaty i gotowe pisma do wnioskodawcy.

art. 15–22 RODO

Rejestr udostępnień

Wnioski Policji, komornika, sądu czy kancelarii: ocena wniosku na liście kontrolnej, podstawa prawna, rozstrzygnięcie i gotowe pisma — wezwanie, odmowa albo pismo przewodnie.

art. 5 ust. 2 i art. 6 RODO

Rejestr zgód

Oświadczenia z odrębnymi zgodami, wycofanie każdej z osobna, katalog klauzul, monitoring wygasania.

art. 7 RODO

Szkolenia

Ewidencja szkoleń z dowodami i terminami ważności oraz odpowiedź na pytanie „kto nie ma aktualnego szkolenia”.

art. 39 ust. 1 lit. b RODO

Dokumenty

Szafa na polityki, klauzule i ankiety weryfikacyjne, z kategoriami, statusem aktualności i terminami przeglądu.

art. 24 ust. 1 RODO

Audyt RODO

Własne listy kontrolne, procent zgodności, dowody przy odpowiedziach, plan naprawczy i raport PDF.

art. 24 i art. 32 ust. 1 lit. d RODO

Czym się różni

Sześć rzeczy, których nie widać na liście funkcji

Kilku administratorów danych w jednej opłacie

Jedna organizacja może prowadzić do pięciu odrębnych rejestrów — osobnych dla wójta, urzędu, rady gminy czy kierownika USC. Każdy ma własną numerację, własne słowniki i własne raporty. Płaci się raz, za organizację.

Dokumenty gotowe do podpisu

Rejestry do wydruku w PDF, upoważnienia z własnego wzoru, zgłoszenie naruszenia na urzędowym formularzu UODO, pisma do wnioskodawców, potwierdzenia wycofania zgody, raport z audytu. Nie trzeba niczego przepisywać.

Rozliczalność wpisana w konstrukcję

Każdy wpis ma historię wersji z możliwością porównania i przywrócenia, a każda operacja trafia do dziennika zdarzeń. Na pytanie „kto i kiedy to zmienił” odpowiada system, nie pamięć pracownika.

Asystent AI, który podpowiada, a nie decyduje

Projekt oceny ryzyka, opis naruszenia, uzasadnienie testu równowagi czy rekomendacja poaudytowa powstają jako propozycja do zatwierdzenia. Ostatnie słowo zawsze ma człowiek — i tak jest to odnotowane.

Bezpieczeństwo bez dyskusji

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe obowiązkowe dla ról uprzywilejowanych, blokada konta po nieudanych próbach, szyfrowane kopie bezpieczeństwa wykonywane codziennie, pełna izolacja danych między organizacjami.

Dostępność cyfrowa

Interfejs projektowany zgodnie z WCAG 2.2 AA: obsługa z klawiatury, czytelne kontrasty, poprawna semantyka. Dla jednostek publicznych to nie dodatek, tylko wymóg ustawy o dostępności cyfrowej.

Jak to wygląda

Osiem ekranów i sześć dokumentów, które z nich wychodzą

Wszystkie obrazy pochodzą z działającej demonstracji — to dokładnie te ekrany, które zobaczy Państwo po zalogowaniu. Dane fikcyjnej „Gminy Dębowej Górki” są zmyślone w całości. Kliknięcie powiększa.

Pulpit aplikacji SZODO — kafelki z liczbą wpisów w każdym rejestrze, wykres nowych wpisów i lista ostatnich zmian. PulpitStan wszystkich rejestrów na jednym ekranie Rejestr czynności przetwarzania — tabela czynności z numerem, statusem i datą modyfikacji. Rejestr czynnościPodstawowy rejestr z art. 30 ust. 1 RODO Karta analizy ryzyka — kolorowa macierz ryzyka i tabela scenariuszy z oceną przed i po zabezpieczeniach. Analiza ryzykaMacierz i scenariusze z ryzykiem rezydualnym Karta audytu RODO — wskaźnik zgodności 75,8 procent i paski zgodności w poszczególnych obszarach. Audyt zgodnościWynik liczbowy zamiast wrażenia Karta żądania podmiotu danych — termin odpowiedzi, stan sprawy i trzy pisma do pobrania w PDF. Żądanie osobyPisma gotowe do wysłania, nie do przepisania Karta naruszenia ochrony danych — termin 72 godzin, waga naruszenia i dokumenty do wygenerowania. NaruszenieZegar 72 godzin i formularz UODO Ekran stanu przeszkolenia osób — lista pracowników z datą ostatniego i kolejnego szkolenia. Stan przeszkoleniaKto nie ma aktualnego szkolenia Karta czynności przetwarzania w ciemnym motywie aplikacji. Motyw ciemnyDo wyboru, zapamiętywany dla użytkownika

Dokumenty, które z tego wychodzą

Każdy rejestr ma swój wydruk, a każda ocena — swój raport. Poniżej pełne dokumenty wygenerowane z danych demonstracyjnych; kliknięcie otwiera je strona po stronie.

Pierwsza strona raportu z audytu zgodności z RODO. Raport z audytu8 stron Pierwsza strona oceny skutków dla ochrony danych. Ocena skutków (DPIA)6 stron Pierwsza strona testu równowagi. Test równowagi4 strony Pierwsza strona rejestru czynności przetwarzania w PDF. Rejestr czynności3 strony Pierwsza strona karty żądania podmiotu danych. Karta żądania2 strony Raport pojedynczej czynności przetwarzania w PDF. Pojedyncza czynność1 strona
Zobacz wszystkie ekrany i raporty

Poradnik

Zanim wybierzesz program — sprawdź, jak prowadzi się te dokumenty

Dziewięć opracowań i dwa kalkulatory — testu równowagi i wagi naruszenia: osiem tekstów o dokumentach, które sprawiają najwięcej kłopotu, i jeden o wyborze samego programu. Pisane przez praktykującego inspektora ochrony danych, dostępne w całości i bez rejestracji.

Kalkulator testu równowagi

Policz wynik ważenia bez rejestracji — dziesięć pytań, wynik od razu w przeglądarce.

narzędzie

Kalkulator wagi naruszenia

Waga naruszenia metodyką ENISA i podpowiedź, czy zgłosić je do UODO — bez rejestracji.

narzędzie

Jak wybrać program do RODO

Osiem pytań do zadania każdemu dostawcy — od liczby administratorów po wyjście z danymi.

przed zakupem

Rejestr czynności przetwarzania

Kto ma obowiązek, siedem wymaganych elementów i pięć najczęstszych błędów.

art. 30 RODO

Upoważnienie do przetwarzania danych

Co musi zawierać dokument i jak określić zakres, żeby się nie dezaktualizował.

art. 29 RODO

Zgłoszenie naruszenia do UODO

Od czego liczy się 72 godziny i kiedy zgłoszenie nie jest potrzebne.

art. 33–34 RODO

Ocena skutków (DPIA)

Kiedy jest obowiązkowa i czym różni się od analizy ryzyka.

art. 35 RODO

Test równowagi

Trzy stopnie oceny i trzy błędy, które unieważniają wynik.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Audyt RODO

Lista kontrolna, procent zgodności i plan naprawczy, bez którego audyt jest kosztem.

art. 24, 32 i 39 RODO

Zgoda na przetwarzanie danych

Kiedy zgoda jest właściwą podstawą, a kiedy szkodzi, i co po jej wycofaniu.

art. 6 ust. 1 lit. a i art. 7 RODO

Wniosek o usunięcie danych

Od kiedy biegnie miesiąc, kiedy usunięcia spełnić nie wolno i jak uzasadnić odmowę.

art. 12–22 RODO
Przejdź do poradnika

Demonstracja

Wejdź i sprawdź — bez rejestracji i bez zobowiązań

Demonstracja to działająca aplikacja z kompletem przykładowych danych fikcyjnej „Gminy Dębowa Górka”: wypełnione wszystkie szesnaście rejestrów, gotowe raporty, przeprowadzony audyt. Można klikać wszystko.

Wejście bez wpisywania czegokolwiek

Jedno kliknięcie otwiera demonstrację w nowej karcie, już zalogowaną na koncie Inspektora Ochrony Danych — z pełnym wglądem we wszystkie rejestry i otwartym rejestrem Urzędu Gminy. Nie trzeba niczego kopiować ani zapamiętywać.

Wejdź do demonstracji

Wolę zalogować się samodzielnie — pokaż dane dostępowe
Adres
app.szodo24.pl
Login
p.nowak@debowagorka.gov.pl
Hasło
Rejestr-Debowa-3828
Rola
Inspektor Ochrony Danych — pełny wgląd we wszystkie rejestry
Wskazówka
Po zalogowaniu aplikacja pyta, w czyim rejestrze pracować: demonstracyjna gmina ma czterech odrębnych administratorów danych. Najwięcej danych ma Urząd Gminy Dębowa Górka.

Demonstracja wraca co noc do stanu wyjściowego, więc nie trzeba niczego oszczędzać — ale też nie należy wprowadzać do niej prawdziwych danych osobowych. Dostęp z uprawnieniami administratora organizacji (zakładanie kont, słowniki, importy) udostępniamy na życzenie — wystarczy napisać.

Cennik

Płaci się za organizację, nie za każdy podmiot

Wszystkie ceny netto; do zapłaty doliczany jest podatek VAT 23%. Przy płatności rocznej dwa miesiące gratis — rok kosztuje tyle, co dziesięć miesięcy.

Dla jednej instytucji

Organizacja

Firma, urząd, szkoła, ośrodek pomocy

75 zł netto / mies.

albo 750 zł netto rocznie

  • Wszystkie 16 modułów
  • Do 5 administratorów danych
  • Nieograniczona liczba kont użytkowników
  • Codzienne kopie bezpieczeństwa
  • Aktualizacje i wsparcie w cenie
Dla IOD

Pakiet 1

do 10 organizacji

550 zł netto / mies.

albo 5 500 zł netto rocznie

  • 55 zł za organizację
  • Wszystko z planu Organizacja
  • Rozliczenie jedną fakturą
Dla IOD

Pakiet 2

do 20 organizacji

900 zł netto / mies.

albo 9 000 zł netto rocznie

  • 45 zł za organizację
  • Wszystko z planu Organizacja
  • Rozliczenie jedną fakturą
Dla IOD

Pakiet 3

do 30 organizacji

1 200 zł netto / mies.

albo 12 000 zł netto rocznie

  • 40 zł za organizację
  • Wszystko z planu Organizacja
  • Rozliczenie jedną fakturą

W skrócie: SZODO kosztuje 75 zł netto miesięcznie za jedną organizację, a przy płatności rocznej 750 zł netto za rok. Inspektor ochrony danych obsługujący kilka podmiotów płaci 550 zł netto miesięcznie za dziesięć organizacji, 900 zł netto za dwadzieścia albo 1 200 zł netto za trzydzieści — zawsze na jednej fakturze. Aktualizacje, wsparcie i codzienne kopie bezpieczeństwa są w cenie abonamentu, nie ma opłaty wdrożeniowej, a do kwot netto doliczany jest podatek VAT 23%.

Co znaczy „organizacja”, a co „administrator danych”

Organizacja to konto klienta: użytkownicy, dokumenty, ustawienia. Administrator danych to podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania — w gminie jest ich zwykle kilku (wójt, urząd gminy, rada gminy, kierownik USC), a każdy prowadzi własny, odrębny rejestr. W SZODO jedna organizacja obejmuje do pięciu administratorów danych w jednej opłacie. Systemy rozliczane „za podmiot” każą płacić za każdego osobno.

Zamówienie

Zamówienie i płatność

Dostęp uruchamiamy na podstawie zamówienia i faktury z terminem płatności — bez podawania danych karty i bez automatycznych obciążeń. Taki tryb odpowiada jednostkom budżetowym, które nie kupują abonamentów kartą płatniczą.

Jak to wygląda krok po kroku

  1. Wypełniają Państwo formularz obok — wysyłamy potwierdzenie na podany adres od razu.
  2. Odsyłamy potwierdzenie warunków oraz umowę powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO).
  3. Wystawiamy fakturę z terminem płatności.
  4. Zakładamy organizację i konto administratora — zwykle tego samego dnia roboczego.

Rezygnacja w dowolnym momencie, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu. Przed zamknięciem konta wydajemy komplet danych w plikach CSV i PDF.

Warunki świadczenia usługi określa Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną — udostępniamy go przed zawarciem umowy, w całości na stronie i do pobrania w pliku PDF.

Pytania

Najczęściej pytają o to

Ile kosztuje SZODO?

SZODO kosztuje 75 zł netto miesięcznie za jedną organizację, czyli 750 zł netto rocznie — przy płatności rocznej dwa miesiące są gratis. W tej cenie jest wszystkie szesnaście modułów, do pięciu administratorów danych, nieograniczona liczba kont użytkowników, codzienne kopie bezpieczeństwa oraz aktualizacje i wsparcie. Nie ma opłaty wdrożeniowej ani opłaty za aktualizacje. Do kwoty netto doliczany jest podatek VAT 23%.

Ile kosztuje SZODO dla inspektora ochrony danych obsługującego kilka podmiotów?

Inspektor ochrony danych rozlicza się pakietem na jednej fakturze: 550 zł netto miesięcznie za maksymalnie dziesięć organizacji (55 zł za organizację), 900 zł netto miesięcznie za dwadzieścia (45 zł za organizację) albo 1 200 zł netto miesięcznie za trzydzieści (40 zł za organizację). Każda organizacja w pakiecie ma pełny zakres planu Organizacja, w tym do pięciu administratorów danych.

Czy podpisują Państwo umowę powierzenia przetwarzania?

Tak — jest to warunek korzystania z systemu. Przechowując dane osobowe naszych klientów, występujemy w roli podmiotu przetwarzającego, więc umowa powierzenia z art. 28 RODO jest zawierana razem z zamówieniem, jeszcze przed uruchomieniem dostępu.

Co się stanie z danymi, jeżeli zrezygnuję?

Przed zamknięciem konta wydajemy komplet danych: rejestry w plikach CSV oraz raporty i dokumenty w PDF. Dane pozostają Państwa własnością; my jesteśmy wyłącznie ich przetwarzającym i po zakończeniu umowy je usuwamy.

Czy dane są bezpieczne?

Dostęp do kont uprzywilejowanych wymaga uwierzytelniania dwuskładnikowego, konto blokuje się po serii nieudanych logowań, a każda organizacja jest odizolowana od pozostałych na czterech niezależnych poziomach. Kopie bezpieczeństwa wykonywane są codziennie i są szyfrowane.

Ile trwa wdrożenie?

Dostęp uruchamiamy zwykle tego samego dnia roboczego. System jest gotowy do pracy od razu: zawiera komplet słowników, zestawy startowe list kontrolnych audytu, katalog klauzul zgody i wzory dokumentów. Dane już posiadane w arkuszach można wczytać importem CSV.

Czy potrzebuję szkolenia, żeby zacząć?

Do systemu dołączony jest podręcznik użytkownika prowadzący przez każdy moduł krok po kroku. Najprościej zacząć od demonstracji — to ta sama aplikacja, tyle że z przykładowymi danymi.

Czym SZODO różni się od prowadzenia dokumentacji w Excelu?

SZODO nie jest arkuszem ani nakładką na Excel — to aplikacja internetowa z bazą danych. Rejestry są ze sobą powiązane, więc analiza ryzyka, ocena skutków czy naruszenie wskazują konkretne czynności przetwarzania, a nie kopiują ich opis. Wyniki — poziom ryzyka, waga naruszenia, bilans testu równowagi — liczy aplikacja według opisanej metodyki, a każda ocena ma przy sobie uzasadnienie. Każda zmiana zostaje w historii z autorem i datą, a dokumenty wychodzą jako gotowe raporty PDF. Rejestry prowadzone dotąd w arkuszach można wczytać importem CSV.

Czy dane z demonstracji są prawdziwe?

Nie. „Gmina Dębowa Górka”, jej pracownicy, naruszenia i wnioski są w całości fikcyjne, a demonstracja wraca co noc do stanu wyjściowego.