System Zarządzania Ochroną Danych Osobowych
Cała dokumentacja RODO w jednym miejscu
Czternaście rejestrów wymaganych przez RODO — od rejestru czynności przetwarzania po audyt zgodności — prowadzonych tak, żeby w każdej chwili dało się wykazać, że obowiązki są realizowane. Bez arkuszy kalkulacyjnych, bez segregatorów, bez szukania, kto i kiedy coś zmienił.
Po co to wszystko
RODO nie wymaga porządku. Wymaga dowodu, że porządek jest.
Art. 5 ust. 2 RODO nazywa to rozliczalnością: administrator musi być w stanie wykazać zgodność. W praktyce rozstrzyga się to nie na spotkaniu, tylko wtedy, gdy trzeba pokazać dokument — i okazuje się, że leży w trzech wersjach na czterech dyskach.
Dokumentacja żyje w arkuszach
Rejestr czynności w Excelu, upoważnienia w Wordzie, umowy powierzenia w segregatorze. Każda zmiana wymaga poprawienia trzech plików, a i tak nikt nie wie, który jest aktualny.
Nie widać, czego brakuje
Która czynność przetwarzania nie ma analizy ryzyka? Kto nie ma aktualnego szkolenia? Które upoważnienie wygasło? Bez rejestru te pytania są pracą na cały dzień.
Gmina to nie jeden administrator
Wójt, urząd gminy, rada gminy i kierownik USC są odrębnymi administratorami danych i każdy prowadzi własny rejestr. Systemy liczące abonament „za podmiot” każą płacić za to cztery razy.
Zakres
Czternaście modułów, jedna aplikacja
Wszystkie w każdym abonamencie. Nie ma wersji okrojonej ani dopłat za moduł.
Rejestr czynności przetwarzania
Pełny wykaz czynności z celami, kategoriami danych, odbiorcami i środkami bezpieczeństwa. Eksport i import CSV.
art. 30 ust. 1 RODORejestr kategorii czynności
Dla przetwarzania w imieniu innego administratora — ten sam podmiot bywa jednocześnie administratorem i procesorem.
art. 30 ust. 2 RODOOsoby
Kartoteka pracowników z komórkami organizacyjnymi, powiązana z upoważnieniami i szkoleniami.
podstawa dla art. 29 i art. 32 ust. 4Rejestr upoważnień
Nadawanie pojedyncze i grupowe, własne wzory treści i numeracji, gotowy dokument do podpisu, automatyczne wygaszanie.
art. 29 RODOUmowy powierzenia
Rejestr podmiotów przetwarzających i umów, ze skanami, statusami i terminami obowiązywania.
art. 28 RODOAnaliza ryzyka
Scenariusze zagrożeń w metodyce poufność–integralność–dostępność, ryzyko wrodzone i rezydualne, gotowe słowniki startowe.
art. 32 RODOOcena skutków (DPIA)
Sześciokrokowy kreator z kryteriami z wykazu UODO, konsultacjami i decyzją, powiązany z rejestrem czynności.
art. 35 RODORejestr naruszeń
Ocena wagi metodyką ENISA, licznik 72 godzin, zgłoszenie na urzędowym formularzu UODO i zawiadomienie osób.
art. 33 i 34 RODOTest równowagi
Ważenie prawnie uzasadnionego interesu wobec praw osób, z punktacją, rozstrzygnięciem i klauzulą informacyjną.
art. 6 ust. 1 lit. f RODORejestr żądań osób
Jedna sprawa, wiele żądań, osobne rozstrzygnięcie dla każdego. Terminy, opłaty i gotowe pisma do wnioskodawcy.
art. 15–22 RODORejestr zgód
Oświadczenia z odrębnymi zgodami, wycofanie każdej z osobna, katalog klauzul, monitoring wygasania.
art. 7 RODOSzkolenia
Ewidencja szkoleń z dowodami i terminami ważności oraz odpowiedź na pytanie „kto nie ma aktualnego szkolenia”.
art. 39 ust. 1 lit. b RODODokumenty
Szafa na polityki, klauzule i ankiety weryfikacyjne, z kategoriami, statusem aktualności i terminami przeglądu.
art. 24 ust. 1 RODOAudyt RODO
Własne listy kontrolne, procent zgodności, dowody przy odpowiedziach, plan naprawczy i raport PDF.
art. 24 i art. 32 ust. 1 lit. d RODOCzym się różni
Sześć rzeczy, których nie widać na liście funkcji
Kilku administratorów danych w jednej opłacie
Jedna organizacja może prowadzić do pięciu odrębnych rejestrów — osobnych dla wójta, urzędu, rady gminy czy kierownika USC. Każdy ma własną numerację, własne słowniki i własne raporty. Płaci się raz, za organizację.
Dokumenty gotowe do podpisu
Rejestry do wydruku w PDF, upoważnienia z własnego wzoru, zgłoszenie naruszenia na urzędowym formularzu UODO, pisma do wnioskodawców, potwierdzenia wycofania zgody, raport z audytu. Nie trzeba niczego przepisywać.
Rozliczalność wpisana w konstrukcję
Każdy wpis ma historię wersji z możliwością porównania i przywrócenia, a każda operacja trafia do dziennika zdarzeń. Na pytanie „kto i kiedy to zmienił” odpowiada system, nie pamięć pracownika.
Asystent AI, który podpowiada, a nie decyduje
Projekt oceny ryzyka, opis naruszenia, uzasadnienie testu równowagi czy rekomendacja poaudytowa powstają jako propozycja do zatwierdzenia. Ostatnie słowo zawsze ma człowiek — i tak jest to odnotowane.
Bezpieczeństwo bez dyskusji
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe obowiązkowe dla ról uprzywilejowanych, blokada konta po nieudanych próbach, szyfrowane kopie bezpieczeństwa wykonywane codziennie, pełna izolacja danych między organizacjami.
Dostępność cyfrowa
Interfejs projektowany zgodnie z WCAG 2.2 AA: obsługa z klawiatury, czytelne kontrasty, poprawna semantyka. Dla jednostek publicznych to nie dodatek, tylko wymóg ustawy o dostępności cyfrowej.
Jak to wygląda
Osiem ekranów i sześć dokumentów, które z nich wychodzą
Wszystkie obrazy pochodzą z działającej demonstracji — to dokładnie te ekrany, które zobaczy Państwo po zalogowaniu. Dane fikcyjnej „Gminy Dębowej Górki” są zmyślone w całości. Kliknięcie powiększa.
PulpitStan wszystkich rejestrów na jednym ekranie
Rejestr czynnościPodstawowy rejestr z art. 30 ust. 1 RODO
Analiza ryzykaMacierz i scenariusze z ryzykiem rezydualnym
Audyt zgodnościWynik liczbowy zamiast wrażenia
Żądanie osobyPisma gotowe do wysłania, nie do przepisania
NaruszenieZegar 72 godzin i formularz UODO
Stan przeszkoleniaKto nie ma aktualnego szkolenia
Motyw ciemnyDo wyboru, zapamiętywany dla użytkownika
Dokumenty, które z tego wychodzą
Każdy rejestr ma swój wydruk, a każda ocena — swój raport. Poniżej pełne dokumenty wygenerowane z danych demonstracyjnych; kliknięcie otwiera je strona po stronie.
Poradnik
Zanim wybierzesz program — sprawdź, jak prowadzi się te dokumenty
Sześć opracowań o dokumentach, które sprawiają najwięcej kłopotu. Pisane przez praktykującego inspektora ochrony danych, dostępne w całości i bez rejestracji.
Rejestr czynności przetwarzania
Kto ma obowiązek, siedem wymaganych elementów i pięć najczęstszych błędów.
art. 30 RODOUpoważnienie do przetwarzania danych
Co musi zawierać dokument i jak określić zakres, żeby się nie dezaktualizował.
art. 29 RODOZgłoszenie naruszenia do UODO
Od czego liczy się 72 godziny i kiedy zgłoszenie nie jest potrzebne.
art. 33–34 RODOOcena skutków (DPIA)
Kiedy jest obowiązkowa i czym różni się od analizy ryzyka.
art. 35 RODOTest równowagi
Trzy stopnie oceny i trzy błędy, które unieważniają wynik.
art. 6 ust. 1 lit. f RODOAudyt RODO
Lista kontrolna, procent zgodności i plan naprawczy, bez którego audyt jest kosztem.
art. 24, 32 i 39 RODODemonstracja
Wejdź i sprawdź — bez rejestracji i bez zobowiązań
Demonstracja to działająca aplikacja z kompletem przykładowych danych fikcyjnej „Gminy Dębowa Górka”: wypełnione wszystkie czternaście rejestrów, gotowe raporty, przeprowadzony audyt. Można klikać wszystko.
Wejście bez wpisywania czegokolwiek
Jedno kliknięcie otwiera demonstrację w nowej karcie, już zalogowaną na koncie Inspektora Ochrony Danych — z pełnym wglądem we wszystkie rejestry i otwartym rejestrem Urzędu Gminy. Nie trzeba niczego kopiować ani zapamiętywać.
Wolę zalogować się samodzielnie — pokaż dane dostępowe
- Adres
- app.szodo24.pl
- Login
p.nowak@debowagorka.gov.pl- Hasło
Rejestr-Debowa-3828- Rola
- Inspektor Ochrony Danych — pełny wgląd we wszystkie rejestry
- Wskazówka
- Po zalogowaniu aplikacja pyta, w czyim rejestrze pracować: demonstracyjna gmina ma czterech odrębnych administratorów danych. Najwięcej danych ma Urząd Gminy Dębowa Górka.
Demonstracja wraca co noc do stanu wyjściowego, więc nie trzeba niczego oszczędzać — ale też nie należy wprowadzać do niej prawdziwych danych osobowych. Dostęp z uprawnieniami administratora organizacji (zakładanie kont, słowniki, importy) udostępniamy na życzenie — wystarczy napisać.
Cennik
Płaci się za organizację, nie za każdy podmiot
Wszystkie ceny netto; do zapłaty doliczany jest podatek VAT 23%. Przy płatności rocznej dwa miesiące gratis — rok kosztuje tyle, co dziesięć miesięcy.
Organizacja
Firma, urząd, szkoła, ośrodek pomocy
75 zł netto / mies.
albo 750 zł netto rocznie
- Wszystkie 14 modułów
- Do 5 administratorów danych
- Nieograniczona liczba kont użytkowników
- Codzienne kopie bezpieczeństwa
- Aktualizacje i wsparcie w cenie
Pakiet 1
do 10 organizacji
550 zł netto / mies.
albo 5 500 zł netto rocznie
- 55 zł za organizację
- Wszystko z planu Organizacja
- Rozliczenie jedną fakturą
Pakiet 2
do 20 organizacji
900 zł netto / mies.
albo 9 000 zł netto rocznie
- 45 zł za organizację
- Wszystko z planu Organizacja
- Rozliczenie jedną fakturą
Pakiet 3
do 30 organizacji
1 200 zł netto / mies.
albo 12 000 zł netto rocznie
- 40 zł za organizację
- Wszystko z planu Organizacja
- Rozliczenie jedną fakturą
Co znaczy „organizacja”, a co „administrator danych”
Organizacja to konto klienta: użytkownicy, dokumenty, ustawienia. Administrator danych to podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania — w gminie jest ich zwykle kilku (wójt, urząd gminy, rada gminy, kierownik USC), a każdy prowadzi własny, odrębny rejestr. W SZODO jedna organizacja obejmuje do pięciu administratorów danych w jednej opłacie. Systemy rozliczane „za podmiot” każą płacić za każdego osobno.
Zamówienie
Zamówienie i płatność
Dostęp uruchamiamy na podstawie zamówienia i faktury z terminem płatności — bez podawania danych karty i bez automatycznych obciążeń. Taki tryb odpowiada jednostkom budżetowym, które nie kupują abonamentów kartą płatniczą.
Jak to wygląda krok po kroku
- Wypełniają Państwo formularz obok — wysyłamy potwierdzenie na podany adres od razu.
- Odsyłamy potwierdzenie warunków oraz umowę powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO).
- Wystawiamy fakturę z terminem płatności.
- Zakładamy organizację i konto administratora — zwykle tego samego dnia roboczego.
Rezygnacja w dowolnym momencie, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu. Przed zamknięciem konta wydajemy komplet danych w plikach CSV i PDF.
Warunki świadczenia usługi określa Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną — udostępniamy go przed zawarciem umowy, w całości na stronie i do pobrania w pliku PDF.
Pytania
Najczęściej pytają o to
Czy podpisują Państwo umowę powierzenia przetwarzania?
Tak — jest to warunek korzystania z systemu. Przechowując dane osobowe naszych klientów, występujemy w roli podmiotu przetwarzającego, więc umowa powierzenia z art. 28 RODO jest zawierana razem z zamówieniem, jeszcze przed uruchomieniem dostępu.
Co się stanie z danymi, jeżeli zrezygnuję?
Przed zamknięciem konta wydajemy komplet danych: rejestry w plikach CSV oraz raporty i dokumenty w PDF. Dane pozostają Państwa własnością; my jesteśmy wyłącznie ich przetwarzającym i po zakończeniu umowy je usuwamy.
Czy dane są bezpieczne?
Dostęp do kont uprzywilejowanych wymaga uwierzytelniania dwuskładnikowego, konto blokuje się po serii nieudanych logowań, a każda organizacja jest odizolowana od pozostałych na czterech niezależnych poziomach. Kopie bezpieczeństwa wykonywane są codziennie i są szyfrowane.
Ile trwa wdrożenie?
Dostęp uruchamiamy zwykle tego samego dnia roboczego. System jest gotowy do pracy od razu: zawiera komplet słowników, zestawy startowe list kontrolnych audytu, katalog klauzul zgody i wzory dokumentów. Dane już posiadane w arkuszach można wczytać importem CSV.
Czy potrzebuję szkolenia, żeby zacząć?
Do systemu dołączony jest podręcznik użytkownika prowadzący przez każdy moduł krok po kroku. Najprościej zacząć od demonstracji — to ta sama aplikacja, tyle że z przykładowymi danymi.
Czy dane z demonstracji są prawdziwe?
Nie. „Gmina Dębowa Górka”, jej pracownicy, naruszenia i wnioski są w całości fikcyjne, a demonstracja wraca co noc do stanu wyjściowego.